Remote-Arbeit ist mehr als eine Frage der eingesetzten Technik

Home und/oder Office

von Arne Klein, David Cummins, Antje Kroon und Thomas Krecker

Bei der Ministry Group ist die digitale Zusammenarbeit normal. Seit Jahren agiert das Team bereits in einer agilen und selbstorganisierten New-Work-Kultur. Schon vor der Coronakrise haben rund 80 Prozent der Mitarbeiter im Homeoffice gearbeitet, die meisten regelmäßig. Wir wissen deshalb, wo es knirschen kann – auch dann, wenn alle Möglichkeiten verschiedenster Collaboration-Tools ausgeschöpft werden.

Die Kollegen tauschen sich über Slack aus, kommen in Videokonferenzen zusammen, arbeiten zusammen an Dokumenten auf der Cloud-Infrastruktur und haben via VPN Zugriff auf den lokalen Server. In den meisten Fällen scheitert die Umstellung eines Unternehmens auf Remote-Arbeit jedoch nicht an der Technik. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im richtigen Mindset aller Teammitglieder.

Grundsätzlich

Ohne Vertrauen geht es nicht

Grundsätzlich werden Sie es in Zukunft sehr viel schwerer haben, wenn Sie Ihrem Team oder sich die Teammitglieder untereinander nicht vertrauen können. Üben Sie sich jetzt darin, miteinander klare Vereinbarungen zu treffen. Wer macht was bis wann? Wann kommen wir zusammen, um Ergebnisse zu besprechen und in welcher Form? Wie teilen wir Aufgaben auf und wer macht was mit wem? Und dann vertrauen. Commitment, Involvement und Selbstverantwortung sind jetzt gefragt.

Zu den Vereinbarungen gehören Absprachen über Erreichbarkeit. In welchen Zeiten und über welche Kanäle können Einzelne erreicht werden, damit die Kommunikation zuverlässig läuft? Dazu ist es wichtig, verschiedene Stufen des Kommunikationsbedarfes zu besprechen. Wann ist die Sofort-Kommunikation wichtig und was kann eher dann wahrgenommen werden, wenn man dazu kommt? Welche Kanäle sind für diese unterschiedlichen Botschaften dann die richtigen? Zum Beispiel ist in dringenden Fällen ein Anruf oder eine Chat-Nachricht der geeignete Kanal. Dinge, die etwas Zeit haben, können per E-Mail kommuniziert werden. Wichtig dabei ist, dass alle Parteien sich vorher darauf geeinigt haben und sich auch daran halten – nicht nur die Empfänger, sondern auch die Sender.

Erlauben Sie sich selbst und anderen Teammitgliedern Konzentrationsphasen. Wenn man mal für seine Arbeit eine gewisse Zeit ohne Unterbrechung braucht, ist es wichtig, dies mit den Vereinbarungen in Einklang zu bringen und an die anderen Teammitglieder kommunizieren zu können. Eine gute Methode, die Konzentration über einen längeren Zeitraum am Tag zu steigern, ist die Pomodoro-Technik (siehe weiter unten).

Teilen Sie den anderen Team-Mitgliedern mit, dass Sie sich gerade sich konzentrieren wollen und nur im Notfall gestört werden dürfen. Um solche Signale aus dem Home Office zu geben, erlauben manche Chat-Tools – wie z.B. Slack – die Anzeige eines Status, den man selbst einstellen kann. Teammitglieder sollten sich einig sein, wie sie damit umgehen und sich daran halten wollen, andere nicht dann zu stören, wenn die “Konzentrationslampe” leuchtet.

Informelle Kommunikation

 Für die informelle Kommunikation zwischen Teammitgliedern, also den kurzen Plausch oder das Gespräch zwischendurch ohne Agenda eignen – ob im Büro oder  Home Office – ein Plausch oder Gespräch zwischendurch … ohne Agenda (also kein Meeting oder Workshop).

E-Mail

Informationen, die nicht sofort aufgenommen werden müssen oder auch für längere Inhalte ist die E-Mail nach wie vor ideal. Erwarten Sie nicht sofort eine Antwort. Innerhalb des Teams helfen Vereinbarungen darüber, bis wann eine erste Reaktion des Empfängers erfolgen sollte – mehrere Tage sind hier wahrscheinlich nicht effektiv.

Chat

Dieser Kanal ist vor allem für einen schnellen Austausch mit wenig i.d.R. nur Text in kurzer Zeit gedacht. Frage – Antwort, fertig. Lange Inhalte werden schnell unübersichtlich. Chats können aber auch sehr störend sein (je nach Einstellungen des Nutzers) und sollten daher nach den Teamregeln genutzt werden. Kurze Textnachrichten führen auch schnell zu Missverständnissen.  Dann kann es sinnvoll sein, denKanal zu wechseln. Beispiele für erfolgreiche Chats sind Google Hangouts, Whats-App, Slack, LI-Messenger oder FB-Messenger. 

Audio / Video

Manchmal muss es aber das Gespräch sein. In direkter Interaktion können viele Missverständnisse vermieden werden. Vereinbaren Sie  unbedingt vorab einen Termin, damit nicht unnötig Konzentration für andere Arbeiten oder das Gespräch selbst durch Ablenkung leidet.

Neben dem klassischen Telefon oder Smartphone stehen heutzutage zahlreiche Tools wie Google Hangouts, Whats-App, Zoom oder Skype für den Audio und Video-Austausch zur Verfügung. Zusätzlich dazu bieten sie auch Optionen wie Videoübertragung und Screensharing, also das Teilen dem Bildschirmes mit dem “Gegenüber”, um Arbeitsthemen konkret zu besprechen.

Wenn möglich sollte immer ein Video-Call zustande kommen, weil wir über die Gesichter von Menschen mehr Informationen aufnehmen als nur über die Stimme. Informationen, die bei der Kommunikation wichtig und hilfreich sind.

Thomas Krecker, Berater, Coach und Digital Facilitator, sagt dazu:

“Wer ein Gespräch aus neurologischer Sicht analysiert, versteht die Wichtigkeit audiovisueller Technik. In einem persönlichen Meeting nimmt Ihr Gegenüber fast Ihr gesamtes Sichtfeld ein – und das ultra hoch aufgelöst. Sie nehmen unbewusst kleinste Feinheiten wahr. Das wird in unserem Gehirn kombiniert mit akustischer Wahrnehmung und der Wahrnehmung von Bewegung z.B. der Verletzung oder Einhaltung des persönlich als angenehm oder angemessen empfundenen Abstands. In Bruchteilen von Sekunden analysiert unser Gehirn: diese Person ist wohlgesonnen, gefährlich etc. Dieses Urteil basiert dazu auch noch unweigerlich auf Geruch. All das fehlt uns in der virtuellen Kommunikation und muss kompensiert werden. Unser Gehirn adaptiert diese neue Situation schnell und versucht Sicherheit und Erkenntnisse aus den vorhandenen Impulsen zu generieren. So verrückt es klingt: Ohne, dass wir es merken, fragt sich unser Gehirn, ob ein Vorgesetzter, der klingt wie eine zersägte Maus, wirklich ernst zu nehmen ist. Oder ein Therapeut, dessen Bild sich langsam in einzelnen Pixeln verändert, einem wirklich zuhört usw. Den Unterschied machen nicht teure, moderne, digitale Systeme, sondern etwas Know-how und altbewährte Technik, deren Gesamtinvestition im unteren dreistelligen Bereich liegt.”

Die Arbeit außerhalb von Treffen

Eins vorweg: Alle hier genannten Tools, Regeln, Vorgehen etc. gelten auch immer für das Zusammenarbeiten im selben Raum oder Gebäude und sind demnach nicht nur für die Kommunikation mit Kollegen im Home Office geeignet. Zum einen macht es das Üben leichter, es zunächst in gewohnter “Umgebung” auszuprobieren und Probleme sowie Optimierungen auf “kurzem Dienstweg” zu besprechen. Zum anderen besteht später oft kein Unterschied mehr zwischen Büro und Home Office.

Regeln und Kultur

Voraussetzung für das Einführen neuer Tools und das Aufstellen von gemeinsamen Regeln ist ein gewisser Grad an Offenheit dafür bei allen Beteiligten. “Outlook und Word reichen mir” oder “Nicht noch ein Tool” helfen hier nicht weiter. Es gibt zahlreiche  nützliche Werkzeuge und Prozesse und es kommen immer wieder neue hinzu. Allein die Tatsache, dass unterschiedlichste Anwendungen bei Kunden oder Dienstleistern genutzt werden, zwingt uns quasi dazu, sich breit aufzustellen,um die Zusammenarbeit so einfach wie möglich zu gestalten. . Wichtig ist vor allem, dass diejenigen, die tagtäglich mit den Regeln in Berührung kommen bzw. die Tools nutzen sollen, am Entscheidungs- bzw. Entwicklungsprozess intensiv beteiligt sind. Denn sie kennen die Bedürfnisse und Anforderungen aus dem Alltag am besten. Und woran man selbst beteiligt war, kritisiert man hinterher weniger und lehnt es nicht ab.

Gemeinsame Dokumente in der Cloud

Gemeinsam Themen sammeln, Ideen entwickeln (Brainstorming) oder Texte erstellen – beim kollaborativen Arbeiten können mehrere Personen ortsunabhängig und zeitversetzt gemeinsam an einem Dokument digital arbeiten – u So entstehen schnell und effizient Dokumente, ohne dass sich alle Mitwirkenden permanent E-Mails mit Anhängen untereinander zuschicken müssen.

Durch diese Art der Zusammenarbeit wird u.a. auch die Gruppendynamik und das Gemeinschaftsgefühl gefördert. Jeder einzelne wird automatisch motiviert, an dem Projekt mit seinem Know-how mitzuwirken und sich einzubringen. Damit steigt dann auch bei allen die Identifikation mit dem entstandenen Endprodukt.

Allerdings erfordert dieser für viele neue Prozess am Anfang eine klare Absprache von Regeln, Fristen, Zuständigkeiten und Aufgabenbereichen. Auch Rollen und Hierarchien verändern sich, denn die zu verteilenden Aufgaben orientieren sich meist an Kompetenzen und Interessen.

Visualisierung von Arbeitsprozessen

Tools zur Verbesserung der Workflow-Effizienz wie z.B. Jira oder Trello ermöglichen Teams zu jedem Zeitpunkt einen Projektüberblick und -status. Alle Aufgaben im Prozess werden sichtbar gemacht und sorgen somit für klare Transparenz. Außerdem steuern sie die Teammitglieder über die verschiedenen Phasen ihres Workflows. Meist erfolgt dies in Form von Spalten von links nach rechts (z.B. TO DO, IN PROGRESS, DONE), die eine einzelne Aufgabe durchläuft. Diese sogenannten Boards können natürlich an die Bedürfnisse Ihres Teams angepasst werden und/oder je nach Arbeitsschwerpunkt/-umfang variieren.

Virtuelle Meetings

Sollte ein Tag im Home Office so anfangen wie einer im Büro? Klare Antwort: Ja! Das sollte sogar so weit gehen, dass Sie mit einem Spaziergang um den Block den Weg zur Arbeit simulieren.

Ihr Aussehen

Demnach haben Sie sich im Bad und vor dem Kleiderschrank nicht anders auf den heimischen Arbeitstag vorbereitet als sonst. Schließlich wollen Sie ja auch vor der Kamera genauso gut aussehen wie vor Ort im Konferenzraum!

Ihr Arbeitsplatz

Dieser sollte soweit wie möglich auch als ein solcher eingerichtet sein – gern weniger als im Büro, aber auf jeden Fall auch mehr als auf der Couch. Vor allem das technische Equipment (Kamera, Headset, ggf. externe Bildschirme) inkl. ausreichend starker Internetverbindung sowie die notwendigen oben beschriebenen Tools müssen eine störungsfreie audio-visuelle Kommunikation – idealerweise inkl. Screensharing – gewährleisten.

Virtuellen “Raum” gestalten – Was vermittle ich per Video?

Schließen Sie die Teilnahme mit einem  Avatarbild oder die reine Audioteilnahme grundsätzlich aus. Sie konterkarieren den Sinn einer Video-Konferenz.  Das Fernbleiben oder die Telefoneinwahl wird bei einer physischen Konferenz ja auch nicht akzeptiert. Die Bilder der Ansprechpartner oder das gut geübte „in die Kamera schauen“ erzeugen Vertrauen und positive Emotion. Vermeiden Sie ein  sonniges Fenster im Hintergrund, damit Ihr zustimmendes Lächeln auch gesehen wird.

Meeting-Disziplin auch bei Telefon- oder Videokonferenzen

 Nehmen Sie an diesem Termin wie in einem echten Konferenzraum teil. Sprich, nicht zwischendurch oder im Auto oder in der Küche beim Kochen. Schätzen Sie die Teilnehmer, sich selbst und die erbrachte Zeit und das zu behandelnde Thema wert.

Vorbereitung

Planen Sie jedes virtuelle Meeting wie ein physisches Treffen und entscheiden Sie dann über die erforderliche Technik:

  • Art des Meetings?
  • Anzahl der Teilnehmer?
  • Art der Gruppe und des Inhalts? Erwarten Sie Gruppendynamiken oder Konflikte etc.?
  • Wird ein Moderator benötigt?
  • Gibt es Arbeitsmaterial?
  • Benötigen Sie Breakout-Räume?
  • Planen sie bei längeren Meetings gemeinsame feste Pausenzeiten ein.

Regeln

Videokonferenzen heißen so, weil jeder Teilnehmer mit einer Kamera und einem Mikro dem Meeting beitreten soll. Gesichter zu sehen aktiviert das eigene Gehirn. Videokonferenzen sind zudem kein Raum für subtile Gesten. Seien Sie überdeutlich im Ausdruck und vereinbaren Sie Zeichen, um ums Wort zu bitten. Das kann besonders bei technischen Verzögerungen in Wort und/oder Bild hilfreich sein.

Jeder Teilnehmer sollte auch wirklich teilnehmen. Das heißt, dass idealerweise niemand länger als fünf Minuten inaktiv bleibt, sondern sich regelmäßig einbringt. Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass einzelne Meeting-Beiträge ebenfalls nicht länger als fünf Minuten dauern sollten.

Dauer

Planen Sie für Meetings max. eine Stunde ein, idealerweise 45 Minuten. Bei längeren Terminen empfiehlt sich spätestens nach 45 Minuten eine Pause einzulegen.   Bei halb- oder ganztägigen Workshops hat sich die Pomodoro-Technik (siehe unten) bewährt.

Tipp

Fixieren Sie alle für Ihre Meeting-Kultur und IT-Vorgaben wichtigen Punkte in einer Online-Meeting-Netiquette.

Virtuelle Workshops

Anders als bei Meetings stellen virtuelle Workshops eine besondere Herausforderung dar. Nicht nur, weil sie grundsätzlich länger dauern, sondern auch weil man gemeinsam mit anderen etwas erarbeiten will, wofür man zusätzliche Tools und visuelle Unterstützung benötigt.

Workshops sind in der Regel. Startpunkte für wichtige Veränderungen in Teams oder Unternehmen. Sich ausklinken, Kreativtechniken nutzen, in kleinen Gruppen arbeiten, Lösungen für Konflikte oder neue Produkte finden – und das über Stunden oder sogar über mehrere Tage: Von allen Meetingformen stellen Workshops die komplexesten Anforderungen an die virtuelle Umsetzung. Einfache Komplettlösungen dafür gibt es in der Cloud (noch) nicht, aber die Kombination aus einer guten Videokonferenz mit einer parallel laufenden virtuellen Pinnwand kommt einem realen Workshop sehr nahe. Pinnwand-Lösungen wie GroupMap oder Stormboard ermöglichen alle typischen Workshopformate und erlauben die Führung durch eine Moderation. Diskussionen in der Videokonferenz lösen sich mit Kartenabfragen, Strukturierungen und Abstimmungen ab. Eine kluge Nutzung der virtuellen Pinnwand entlastet die Kommunikation über die Videokonferenz, was die Konzentration erheblich erleichtert. 

Wie bei Live-Workshops ist ein Moderator extrem wichtig. Er führt die Gruppe durch die Themen und kennt Methoden, die dabei helfen, Ideen zu entwickeln und diese festzuhalten. Bei virtuellen Workshops gibt es idealerweise einen zweiten Moderator, der sich vor allem um die reibungslose Technik kümmert.

Bei der virtuellen Umsetzung  sollte eine Session nicht länger als vier Stunden dauern. Effektiver sind mehrere kleine Einheiten von maximal 45 Minuten mit 15-minütigen Pausen dazwischen. Noch sinnvoller sind 25-Minuten-Blöcke nach der Pomodoro-Technik (siehe unten). Wenn möglich gibt es sowohl physisch als auch digital einen Breakout-Room – einen separaten Kanal oder Raum, in dem Teilnehmer für informellen Austausch in kleinerer Runde zusammenkommen können.

Tipp “Workshop-Check-in”

Wenn Sie Ihren allerersten Workshop durchführen – egal, ob live oder virtuell –, sollten Sie Zeit für technische Probleme einkalkulieren. Wenn die Technik läuft, empfehlen wir mit dem  Einchecken aller Teilnehmer zu starten. Hierfür gibt es bereits zahlreiche Ansätze, aber natürlich können Sie hierfür auch eigene Ideen entwickeln. Völlig ausreichend sind z.B. ein, zwei Sätze darüber, wie es einem gerade geht und was für Erwartungen man an den Workshop hat. Einchecken ist eine bewährte Einleitung für jeden Workshop, aber bei virtuellen noch wichtiger, da die Teilnehmer sich nicht durch ihre Präsenz wahrnehmen können. Mindestens hierfür sollte sich jeder per Video einmal zeigen. Für den weiteren Verlauf – vor allem wenn man mit einem virtuellen Whiteboard arbeitet – können sich die Teilnehmer darauf einigen, dass die Kameras nicht die ganze Zeit anbleiben, insbesondere, wenn es Bandbreite spart.

Wie können wir Ihnen weiterhelfen?

Wie wir sehen, Remote-Team-Kollaboration ist nicht nur eine Frage der Technik. Dieser Artikel ,  hat Ihnen hoffentlich bei diesem komplexen Thema etwas geholfen Vielleicht haben wir ja auch die eine oder andere Anregung zum Ausprobieren geben,  wie Sie mit weniger Reibungsverlusten und mehr Freude gemeinsam mit Ihrem Team Wert schaffen. Denn darauf kommt es am Ende immer an!

Dieser Guide basiert auf dem Wissen und der Erfahrung mit der täglichen Arbeit in selbstorganisierten agilen Teams – sowohl remote als auch vor Ort im Büro – bei uns in der Ministry Group sowie der Expertise von Thomas Krecker in den Bereichen Moderation und Methodenkompetenz.

Sie wollen mehr wissen oder wünschen unsere Hilfe? Die Ministry Group bietet 1:1-Gespräche für Führungskräfte an. Schreiben Sie uns gern eine E-Mail oder kontaktieren Sie direkt einen unserer Leadership-Coaches: https://worklife.ministry.de/new-work-reisebegleitung/leadership-coaching/

Entdecken Sie auch unser breites Angebot an Workshops und Master-Classes, die wir gemeinsam mit unseren Partnern durchführen. Gerade in diesen aktuell herausfordernden Zeiten werden wir unsere Online-Angebote sukzessive weiter ausbauen. Alle unsere aktuellen Lern-Workshops finden Sie hier: New Work Workshops

Wir führen auch gern auf Ihre Bedürfnisse individuelle Workshops durch: Maßgeschneidert für Ihre Themen und Ziele. Wir moderieren und kümmern uns um die Technik – egal, ob bei Ihnen, in unseren eigenen Räumlichkeiten oder virtuell. Schreiben Sie uns für ein unverbindliches Gespräch. 

Sie sind selbst Coach, Trainer oder Moderator? Wenn Sie Technikberatung, den Transfer Ihrer Methoden ins Digitale oder digitale Begleitung Ihrer Workshops benötigen, ist Thomas Krecker der richtige Ansprechpartner für Sie:
https://www.tfk-consulting.com/

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeit- oder Selbstmanagements. Man wechselt dabei zwischen Konzentrationsphasen, in denen man sich jeweils eine bestimmte (Teil-)Aufgabe vornimmt, und unterschiedlich langen Pausen, in denen man den Kopf wieder freibekommt (aus dem Fenster schauen, sich bewegen etc.). Diese Technik verwenden wir auch oft effektiv bei Workshops und Meetings, um den Fokus zu erhöhen, ohne das Gehirn zu erschöpfen.

Im einfachen Form bedeutet das:

  • 25 Minuten konzentriert an einem Thema arbeiten
  • 5 Minuten Pause
  • Nach 4 Wiederholungen eine längere Pause (z.B. 20-30 Minuten)

Zu der Pomodoro-Technik gibt es aber natürlich auch mehr. Dafür empfehlen wir das Buch vom Erfinder Francesco Cirillo: https://www.amazon.de/Die-Pomodoro-Technik-Praxis-einfache-erledigen/dp/389864717X/

Oder von Staffan Nöteberg: https://www.amazon.de/Die-Pomodoro-Technik-Praxis-einfache-erledigen/dp/389864717X/

Hilfreiche Links

Falls sie noch Ideen für die Umsetzung von Remote-Arbeit benötigen, haben wir hier noch ein paar hilfreiche Links zu kostenlosen Quellen gesammelt.

Kununu hat ein paar rechtliche Dinge erklärt: https://news.kununu.com/arbeiten-im-homeoffice-das-solltest-du-wissen/

T3n bietet als kostenlosen Download den Corona-Homeoffice-Guide

an, der einige Themen aus einem anderen Winkel behandelt, die wir in diesem Artikel beschreiben. Aber auch Tipps, die von “Wie man den Arbeitsplatz zuhause gut einrichtet” über “Wie man sich um die eigene Bewegung kümmert” bis hin zur Kinderbetreuung und -schulung in der Krisenzeit reichen. 

Und sehr zu Empfehlen ist dieser Artikel von Silke Katterbach — wie kann das Team ein Team bleiben bei Remote Work gerade in dieser Krisenzeit:
https://katterbach.com/2020/03/26/remote-arbeiten-und-ein-team-bleiben/

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